Brak świadomości przepisów podatkowych

Jednym z najczęstszych błędów jest niedostateczna znajomość obowiązujących przepisów podatkowych. Polskie prawo podatkowe jest złożone i często się zmienia, co może prowadzić do nieświadomych naruszeń i późniejszych problemów z organami skarbowymi. Nieprawidłowe zrozumienie przepisów może skutkować błędami w rozliczeniach, takich jak niewłaściwe stosowanie stawek VAT czy błędne klasyfikowanie przychodów i kosztów.

Przykład z życia: Luksusowe "zimowe opony"

Pewien przedsiębiorca uznał, że jego samochód, używany sporadycznie do celów firmowych, potrzebuje nowych zimowych opon. Faktura została przypisana jako koszt uzyskania przychodu. I nie byłoby w tym nic nieprawidłowego, gdyby nie to, że kosztów dotyczących pojazdu nie można odliczać w 100%. W standardowej sytuacji można od nich odliczyć zaledwie 50% VAT i 75% od podatku PIT. Podczas kontroli okazało się, że takich wydatków było więcej, co zmusiło przedsiębiorcę do ponownych obliczeń i korekty dokumentacji.

Przykład z życia: Zakup firmowego "eksponatu"

Inny przedsiębiorca był przekonany, że wyposażenie biura powinno być inspirujące i niezwykłe, więc zainwestował w starą maszynę do pisania, przypisując ją do środków trwałych jako "narzędzie pracy". Kontrola urzędu skarbowego wykazała, że maszyna o wartości sentymentalnej nie wpisuje się w definicję środków trwałych, ani kosztów, na szczęście obyło się bez większych konsekwencji, ale z dużą dawką humoru.

Co zrobić: Regularne konsultacje z księgowym są kluczowe. Warto też korzystać z usług biur rachunkowych lub oprogramowania księgowego, które jest na bieżąco aktualizowane. Księgowy nie tylko zrealizuje rozliczenia, ale także wskaże krytyczne zmiany w prawie.

Niewłaściwe przechowywanie dokumentacji

Elektroniczne i papierowe dokumenty księgowe muszą być przechowywane w odpowiedni sposób przez określony czas, z reguły przez pięć lat. W przypadku kontroli przez Urząd Skarbowy ich dostępność i poprawność są niezbędne. Częsty błąd to chaotyczne, nieuporządkowane przechowywanie dokumentacji, co prowadzi do problemów w razie kontroli i może skutkować karami.

Co zrobić: Wprowadzenie systematycznego sposobu archiwizacji dokumentów pomoże uniknąć problemów. Można skorzystać z cyfrowych narzędzi do przechowywania faktur i dokumentów w chmurze, co ułatwia szybkie ich wyszukiwanie i dostęp. Programy księgowe często mają zintegrowane funkcje umożliwiające zachowanie porządku w dokumentacji. Biuro rachunkowe pomoże zadbać o te kwestie bez obciążania przedsiębiorcy zbędnymi kwestiami.

Mylenie finansów osobistych z firmowymi

Jednym z głównych błędów, jakie popełniają właściciele małych firm, jest brak rozdzielności między finansami firmy a osobistymi. Korzystanie z firmowego konta do prywatnych zakupów lub odwrotnie może prowadzić do problemów z rozliczeniami i utrudnia kontrolę nad faktycznym stanem finansów firmy.

Przykład z życia: Zakup garnituru na firmę

Pewien przedsiębiorca zakupił garnitur na firmę i wliczył go w koszty, tłumacząc to tym, że używa garnitury na spotkaniach. Niestety urzędy skarbowe wydają w tej kwestii jasne interpretacje, garnitur nie może być kosztem podatkowym, choć są od tego wyjątki. Jeśli garnitur jest faktycznie strojem roboczym, oznaczonym trwale logiem firmy, np. marynarka pilota samolotu, to w takiej sytuacji może on być kosztem prowadzonej działalności

Co zrobić: Należy otworzyć oddzielne konto bankowe dla firmy, aby uniknąć mylenia finansów osobistych z firmowymi. Każdy nowy zakup, jeśli wcześniej nie dokonywaliśmy zakupu danej kategorii towaru czy usługi, należy sprawdzić dokładnie od strony podatkowej. Dyscyplina w tej kwestii pozwala na lepsze planowanie i analizę finansową oraz ułatwia ewentualne rozliczenia.

Opóźnienia w księgowaniu

Regularne księgowanie transakcji jest kluczowe dla zachowania aktualności finansowej firmy i monitorowania jej kondycji. Zbyt późne wprowadzanie danych do systemu księgowego może prowadzić do nierzetelnych informacji oraz problemów z płynnością finansową. To z kolei może skutkować błędnym podejmowaniem decyzji biznesowych.

Co zrobić: Warto ustalić stałe dni na księgowanie transakcji lub zatrudnić księgowego, który regularnie będzie monitorował przepływy. W przypadku samodzielnego prowadzenia księgowości, dobrym rozwiązaniem jest korzystanie z programów księgowych, które przypominają o wprowadzaniu danych i pomagają w organizacji pracy.

Niezrozumienie własnych obowiązków wobec urzędów

Nieznajomość obowiązków wynikających z prowadzenia działalności gospodarczej, takich jak składanie określonych deklaracji podatkowych, uiszczanie zaliczek na podatek dochodowy czy składek ZUS, może prowadzić do poważnych problemów. Niektórzy przedsiębiorcy błędnie zakładają, że ich działalność nie wymaga pewnych zgłoszeń, co później skutkuje karami.

Co zrobić: Konsultacja z doświadczonym księgowym na początku działalności pomoże określić jakie są konkretne obowiązki wobec urzędów. Systematyczne informacje na temat obowiązujących przepisów oraz korzystanie z platform finansowo-księgowych może być tu kluczem do uniknięcia nieporozumień.

Nierozumienie zasad działania urzędów skarbowych

Często przedsiębiorcy próbują samodzielnie prowadzić zbyt skomplikowaną księgowość bez odpowiedniej wiedzy. Chociaż technologia daje wiele możliwości, ignorowanie potrzeby konsultacji z profesjonalistą może prowadzić do błędów, które księgowy mógłby łatwo zauważyć i poprawić.

Przykład z życia: "Polowanie na faktury"

Pewien przedsiębiorca uznał, że świetnym pomysłem będzie skorzystanie z internetowego ogłoszenia i zakupienie kosztów od innych firm, płacąc za to nieduże pieniądze. Sprzedawca przedstawił mu sposób działania, który wyglądał na całkowicie legalny. Dzięki temu przedsiębiorca mógł pomniejszyć swój przychód i zapłacić mniejszy podatek.

Niestety urząd skarbowy przy kontroli krzyżowej plików JPK_V7 szybko zauważył, że koszty poniesione przez przedsiębiorcę nie mają odzwierciedlenia w przychodach żadnej innej firmy, a w dodatku ze brakuje do nich dowodu płatności, a względu na ich duża kwotę, ponad 15 tys. zł, powinny być wykonane przelewem i w dodatku poprzez split payment.

Co zrobić: Rozwijanie podstawowej wiedzy o księgowości wśród przedsiębiorców pozwala na lepszą komunikację z księgowym i pełniejsze zrozumienie jego pracy. Kursy, samokształcenie i konsultacje to doskonałe metody na poszerzenie wiedzy i umiejętności.

Unikanie najczęstszych błędów w księgowości jest kluczowe do zachowania stabilności finansowej i uniknięcia problemów prawnych. Warto inwestować w naukę podstaw księgowości, korzystać z nowoczesnych narzędzi, jak również rozwijać współpracę z doświadczonym księgowym, który pomoże w unikaniu pułapek związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Dzięki temu przedsiębiorca może skupić się na tym, co najważniejsze – rozwijaniu swojego biznesu w harmonii z przepisami prawa.

Jeśli prowadzimy działalność, czy w małej czy w dużej skali, warto rozważyć wybór dobrego księgowego, który jest specjalistą w swojej dziedzinie, z doświadczenia zna takie sytuacje, wie jak ich uniknąć i pomoże w każdej sprawie. Wśród takich firm można polecić ogólnopolskie biuro rachunkowe online iKsiegowa.pl w którym przedsiębiorcy mogą zyskać dostęp do profesjonalnych narzędzi do zarządzania finansami online. Dzięki temu rozwiązaniu możliwe jest prowadzenie księgowości w sposób zdalny i wygodny, z możliwością konsultacji z ekspertami w razie wszelkich wątpliwości czy potrzeby dodatkowego wsparcia. To połączenie nowoczesnej technologii z doświadczeniem księgowych może być najlepszym sposobem na wyeliminowanie błędów i skupienie się na rozwoju własnej działalności.